BCP - How to Make a Good Plan

Langkah dalam membuat BCP:

v Buat Rencana Bisnis Continuity

Ada 6 langkah umum yang terlibat dalam cara membuat rencana business continuity plan yang efektif:

· Mengidentifikasi ruang lingkup rencana.

· Mengidentifikasi area bisnis utama.

· Mengidentifikasi fungsi penting.

· Mengidentifikasi dependensi antara berbagai bidang bisnis dan fungsi.

· Tentukan jumlah downtime yang dapat diterima untuk setiap fungsi kritis.

· Buat rencana untuk mempertahankan operasi.

v Uji rencana BCP

Tes umum termasuk latihan table-top, menjalankan proses secara terstruktur dan simulasi. Tim pengujian biasanya terdiri dari koordinator pemulihan dan anggota dari masing-masing unit fungsional.

Latihan table-top biasanya terjadi di ruang konferensi dengan meneliti rencana, mencari celah dan memastikan bahwa semua unit bisnis telah dimasukkan dalma rencana ini.

Dalam menjalankan proses terstruktur, setiap anggota tim berjalan melalui komponen atau rencana rinci untuk mengidentifikasi kelemahan. Seringkali, tim bekerja melalui tes dengan bencana tertentu dalam bayangan saja atau secara teori. Beberapa organisasi menggabungkan latihan bencana role-playing menjadi terstruktur. Setiap kelemahan harus diperbaiki dan rencana yang diperbarui didistribusikan kepada semua staf yang bersangkutan.

Simulasi pengujian bencana harus dilakukan setiap tahun. Tes ini membuat lingkungan yang mensimulasikan bencana yang sebenarnya, dengan semua peralatan, perlengkapan, dan personel (termasuk mitra bisnis dan vendor) yang akan dibutuhkan. Tujuan dari simulasi adalah untuk menentukan apakah Anda dapat menjalankan fungsi bisnis penting selama bencana.

Pada setiap tahap pengujian rencana kesinambungan bisnis, beberapa karyawan baru di tim juga uji. Mungkin mereka dapat mendeteksi kesenjangan atau penyimpangan informasi yang terabaikan oleh anggota tim berpengalaman

v Review dan update BCP

Teknologi berkembang, karyawan datang dan pergi, sehingga rencana tersebut perlu diperbaharui secara terus menerus. Setidaknya, libatkan personil kunci setiap tahun untuk meninjau rencana dan mendiskusikan setiap daerah yang harus diubah.

Sebelum review, kumpulkan umpan balik dari setiap staf untuk dimasukkan ke dalam rencana. Minta semua departemen atau unit bisnis untuk meninjau rencana, termasuk lokasi cabang atau unit terpencil lainnya. Jika Anda sudah terlanjur mengalami situasi bencana dan harus menempatkan rencana ke dalam tindakan, pastikan untuk memasukkan pengalaman tersebut untuk pertimbangan di masa depan. Banyak organisasi melakukan tinjauan di tandem dengan latihan table-top atau menjalankan proses mitigasi secara terstruktur.

Cara Memastikan Dukungan dan Kesadaran Business Continuity Plan

Salah satu cara untuk memastikan rencana Anda tidak berhasil adalah untuk mengadopsi sikap santai terhadap pentingnya BCP. Setiap rencana kesinambungan bisnis harus didukung dari atas sampai bawah. Itu berarti manajemen senior harus terlibat saat membuat dan memperbarui rencana; tidak ada yang bisa mendelegasikan tanggung jawab kepada bawahan. Selain itu, rencana tersebut kemungkinan akan tetap segar dan layak jika manajemen senior membuat prioritas dengan mendedikasikan waktu untuk diperiksa dan pengujian yang memadai.

Manajemen merupakan kunci untuk mempromosikan kesadaran pengguna. Jika karyawan tidak tahu tentang rencana itu, bagaimana mereka dapat bereaksi dengan tepat ketika terjadi downtime? Meskipun distribusi rencana dan pelatihan dapat dilakukan oleh manajer unit bisnis atau staff HR, memiliki mitra konsultan berpengalaman yang dapat melatih dan menekankan arti pentingnya BCP dapat menguatkan strategi BCP anda. Ini akan memiliki dampak yang lebih besar pada semua karyawan, memberikan rencana kredibilitas dan urgensi.

-In collaboration with Angelica -